Gestiona de tareas de backlog de producto

En prácticamente todos los sitios en los que he estado he encontrado un denominador común en la gestión de tareas de desarrollo a través de los sistemas de gestión como Jira, Redmine o cualquier otro. Este denominador es una falta de detalle en la gestión de las tareas al margen del framework o metodología de trabajo que utilicen ya sea Scrum, Kanban, o una muy particular..

Me voy a referir a la gestión de tareas en términos generales, aunque en el framework como Scrum estas puedan ser una historia de usuario, una épica, una Tarea, una Incidencia o una tarea Técnica y en otros equipos puedan ser una nueva funcionalidad, mejora, un Error, etc.

En este post quiero comentar algunos de los motivos que he escuchado de porqué no se gestionan correctamente las tareas y os comparto algunas de las razones por las que creo que es importante hacerlo correctamente.

¿A qué me refiero con una falta de detalle en la gestión de tareas? He aquí algunos puntos que suelo ver en una tarea mal gestionada.

  • Asignación incorrecta de tipología (historia, épica, tarea, incidencia)
  • Estados incorrectos de estado.
  • Falta o asignación incorrecta de propietarios.
  • Asignación incorrecta de prioridad.
  • Ausencia total de comentarios
  • Ausencia de criterios de aceptación.
  • Ausencia de imputación de tiempo.

Motivos por los que no se gestionan bien las tareas

Cuando he preguntado a los líderes de IT o a los desarrolladores, encuentro respuestas como las siguientes:

  • No tengo tiempo.
  • No hay procedimientos definidos.
  • No es necesario.
  • Es una pérdida de tiempo
  • No sé cómo hacerlo mejor.

No hay tiempo

Es la excusa más generalizada. Estamos perdidos en el día a día y se considera que no hay hueco para documentar una tarea. Muchos desarrolladores se limitan a cerrar la tarea sin más, si es que llegan a hacerlo, sin añadir un comentario, información de pruebas, etc.

No hay procedimientos definidos

En muchos equipos no se ha creado una cultura de gestión de tareas y es normal que los miembros del equipo no lo hagan por iniciativa propia. A veces se cree que una herramienta lo soluciona todo y no es así. Una herramienta requiere además de su funcionalidad, unas reglas de uso para poder sacar el mejor partido de la misma.

No es necesario.

Muchos desarrolladores ven las gestión de tareas como algo sin sustancia, creen que solo tienen que hacer una acción, ejecutarla y cerrarla sin llegar. El título y la descripción ya lo dicen todo y si está cerrada es porque se ha hecho, ese suele ser su planteamiento.

Es una pérdida de tiempo 

Algunas personas ven el proceso de gestionar las tareas tedioso y una pérdida de tiempo total. Lo ven como algo burocrático y que no merece la pena. Sienten que necesitan dedicar el tiempo a programar, más que a documentar una tarea.

No sé cómo hacerlo mejor

Esta es otra respuesta típica. Todos sabemos que es una tarea y posiblemente hasta sabemos como escribir una historia (El titulo) y su descripción, pero poco sabemos sobre los procesos de gestión de tareas de desarrollo de software y los posibles ciclos de vida.

¿Qué gano cuando una tarea está bien documentada?

Para mi la buena gestión de tareas de desarrollo está alineado con el grado de madurez del equipo y con los procesos de mejora continua. Algunos de mis pensamientos en esta línea son.

Las tareas bien documentadas son una fuente rica de información para el presente y para el futuro

Diego Acosta

Una tarea bien documentada es una herramienta de comunicación excelente entre los peticionarios y los ejecutores.

Diego Acosta

La buena gestión de una tarea nos ayuda a documentar la historia de un producto

Diego Acosta

A continuación listo parte de la información que nos podría brindar una tarea cuando la vemos en el sprint backlog cuando la documentamos bien.

  • Conocer quién o quienes han ejecutado
  • Conocer qué prioridad tiene o tenía cuando se ejecutó.
  • Conocer el objeto o propósito de la tarea de forma clara
  • Conocer el origen, la motivación o el contexto dentro del cual fue solicitada
  • Saber qué decisiones se han tomado sobre la misma durante el proceso de desarrollo
  • Conocer el alcance y cumplimiento
  • Conocer cuales son los criterios de aceptación y sus variaciones si las hubiera.
  • Saber si hubo algún problema y su resolución 
  • Saber si se hubo un cambio el alcance
  • Saber si hay alguna tarea relacionada con mas información 
  • Conocer si forma parte de una tarea más grande
  • Saber si está bloqueada y porqué está bloqueada.
  • etc.

Una tarea bien documentada aporta conocimiento durante el desarrollo y a futuro. Es una inversión para cualquier desarrollo que tenga previsto un roadmap relevante o que forme parte de un producto.

En la gestión de incidencias y problemas es una fuente de información donde puedes encontrar que se ha hecho para solucionarlo, el análisis del problema y todos las posibles soluciones planteadas y cuáles de ellas funcionaron o no. 

Por otro lado, tener un sistema de gestión de tareas bien organizado y trabajado es fuente de indicadores de gestión que pueden ayudar a la mejora continua mediante la medición de ciertos indicadores.

Por ejemplo

  • Número de historias que aportan valor se han terminado
  • Número de incidencias reportadas
  • Tiempo efectivo de desarrollo
  • Número de tareas bloqueadas.
  • Tiempo medio de resolución
  • etc.

Conclusión

Desde mi punto de vista, gestionar una tarea es una labor en la que todos los miembros del equipo deben estar involucrados, desde el Product Owner, Scrum Master y desarrolladores y debe verse como un proceso estandarizado dentro del equipo que debe incorporase mediante ciclos de mejora continua.

Si mejoráis la gestión de las tareas vais a notar un cambio en vuestro día a día y os ayudará a sacar un mejor producto.

Que el teletrabajo no te agobie

En estos días de teletrabajo es importante saber adaptarse a nivel personal y de equipo para evitar agobiarnos. Han pasado casi dos meses desde que estamos en cuarentena y para los que hemos sido afortunados y hemos podido realizar nuestro trabajo desde casa el teletrabajo forma parte de nuestra rutina y por ello es importante saber entenderlo y hacerlo de la mejor manera.

Durante estos días y conversando con algunos colegas de diferentes áreas he llegado a la conclusión de que muchos nos planteamos una cosa en común.

Las jornadas de teletrabajo nos están siendo más intensas y en general más largas

Analizando un poco como transcurre el día a día voy a resaltar algunos aspectos que a mi modo de ver nos hacen sentir que estamos trabajando mucho más. Estos posiblemente pueden encajar principalmente con roles de gestión y de participación activa en definición de proyectos, gestión de equipos, definición de producto, etc. Los puntos más relevantes que quiero resaltar son:

  • Demasiadas reuniones: Cuando el objeto principal de tu trabajo es la organización de equipos y proyectos el calendario está en general a tope de sesiones y hay muy poco tiempo entre una y otra.
  • Pérdida de límites de entrada y salida: Al estar siempre en tu “sitio”, la jornada se puede hacer más larga, entrando más temprano o saliendo más tarde.
  • Sensación de disponibilidad inmediata: Al recibir un mensaje y estar en la rutina de trabajar en casa a veces se mezcla el espacio familiar y el laboral y sentimos que responder cuanto antes es una necesidad. Igualmente, parece que el estar online quiere decir, respuesta inmediata y no es así.

Estos aspectos mencionados pueden generar efectos en tu mente y tu cuerpo que hay que controlar como por ejemplo:

  • Ansiedad: Este probablemente es el más perjudicial. Esa sensación de se me ha ido el día y no he avanzado puede llevarnos a irritación, a trabajar más horas o a estresarnos.
  • Cansancio mental: No parar para organizarnos, reenfocar o simplemente cambiar de actividad puede llevarnos a tener fatiga mental y con ello pérdida de foco y desconcentración.
  • Dolores e irritación de garganta: En este nuevo modelo donde muchas cosas se resuelven vía conferencia y donde prácticamente no hay descanso entre una y otra es normal que la garganta se recienta y más cuando no se tienen buenos hábitos de control vocal.
  • Cansancio muscular: El estar sentado o “quieto” dependiendo del espacio de trabajo hace que el cuerpo se entumezca, máxime si no hay mucho tiempo entre una reunión y la siguiente.

Para evitar que el teletrabajo nos agobie, nos consuma nuestro día y nuestra vida reseño algunos puntos importantes que deberían ser tenidos en cuenta por cada persona del equipo. Desde mi punto de vista, todos tenemos que implicarnos para hacernos los días más llevaderos.

  • Agenda tus espacios de trabajo individual cada día: Una agenda vacía parece que se interpreta como disponibilidad inmediata para una reunión de última hora. Para evitar esto, y sobretodo para poder organizar y sacar tu trabajo, reserva al menos una hora de trabajo individual y hazlo respetar.
  • Respeta las agendas casi llenas: En algunas ocasiones he visto ocupar la única media hora libre de mi agenda para una reunión. Creo que es una falta de respeto ocupar el único espacio libre de una persona que ya tiene su agenda llena. En un escenario, para mi ideal, una persona no debería estar con reuniones más allá de un 60% o 70% del día. En caso de ser inevitable, tener la amabilidad de hablar con la persona sería lo mínimo.
  • Respetar las horas ocupadas: cuando sepas que alguno de tus compañeros se reserva horas para trabajo individual, respeta esos espacios u otros que veas ocupados en el calendario. En caso de ser inevitable, al menos ten la delicadeza de avisar a tu compañero (a) de la situación.
  • Si no te contestan inmediatamente, no llames salvo que sea urgente: Hay muchos casos en los que alguien escribe en un chat, manda un e-mail y luego te llama a ver si has visto el mensaje del chat. Esto no tiene sentido si no es algo urgente y en todo caso, si es una urgencia el orden debería ser el contrario, llamada, e-mail, chat haciendo explícita la urgencia. El hecho de que estemos en casa no quiere decir que estemos disponibles 100% para la persona que escribe. Somos un equipo y tenemos que trabajar con varias personas al tiempo.
  • Respeta el horario laboral: El respeto por el horario de entrada y salida es principalmente personal, depende de cada uno poner freno a la cantidad de horas que se dedican. Aunque en estos momentos la situación sea complicada, hay que saber cuándo parar y cuando hay que meter el hombro, sin que esto se convierta en una rutina.
  • Usa manos libres o cascos en las conferencias y llamadas: El uso de cascos te permite levantarte y estirar brazos y piernas, si es necesario. Nadie ha establecido un protocolo de reunión en el cual todos tengan que estar sentados al frente del ordenador sin apartarse de él.
  • Termina las reuniones 10 minutos antes de la siguiente: Cuando haces reuniones presenciales, necesariamente debes terminar una para desplazarte a la siguiente y sueles salir 5 o 10 minutos antes, lo que te permite despejarte un poco. Porque no hacerlo en teletrabajo?.
  • Mantén agua a tu lado: El agua ayudará a aclarar tu garganta y a evitar la resequedad. Si prevés una reunión larga donde tengas que intervenir mucho tiempo, lo mejor es que te aprovisiones de agua para tomar durante la misma.
  • Cambia de espacio durante el día: Hoy en día es muy normal tener un ordenador portátil para trabajar. Aprovecha que lo tienes para cambiar durante el día, si te es posible, el espacio donde trabajas, al menos durante algún rato. Esto ayudará a despejar la mente. Igualmente, puedes, durante un espacio de tiempo usar el móvil o una tablet para responder e-mails desde la comodidad de un sofá o similar, esto dará descanso a tu mente.
  • No pierdas el contacto con tus colegas: El teletrabajo te aísla físicamente de las personas y te limita a un espacio reducido, si a esto le sumas el confinamiento puedes llegar a sentirte demasiado aislado. Saca algunos momentos para hablar con la gente en espacios que no sean una reunión de trabajo, como lo podrías haber hecho en la oficina, tomando un café o mientras vas por un pasillo. Somos personas y necesitamos de las relaciones sociales.
  • Has ejercicio al terminar tu jornada: Aunque esto es algo que deberíamos hacer siempre, en la situación que estamos actualmente, es mucho más importante estirar el cuerpo y relajar la mente. Saca al menos 30 minutos al día para hacer alguna actividad física.

Poco a poco nuestro día a día en teletrabajo debe adaptarse para encontrar un buen balance entre la ejecución de nuestra responsabilidad laboral y nuestra vida personal donde nos encontremos a gusto en esos dos escenarios. Si ponemos en práctica algunos de estos puntos seguro vamos a pasarlo mucho mejor.