¿Cómo elegir una herramienta de gestión de backlog?

En este artículo se expone un opción práctica de selección de backlog basada en dos criterios: facilidad de uso y cantidad de información que aportan al proyecto durante la ejecución y después de la misma.

He escogido estos dos criterios, aunque soy consciente que pueden haber muchos otros como el coste, tamaño del equipo, ubicación de las personas, nivel de madurez del equipo u otras.

Gestión de Backlog en Agile

En las metodologías o frameworks ágiles como Scrum no se especifica cómo gestionar un backlog de producto o qué herramienta utilizar. Este aspecto queda a libre elección del equipo que debe elegir cual es la que mejor se adapta a sus necesidades y la que mayor aporta a la mejora de la calidad del producto.

Existen muchas alternativas para gestionar un backlog de producto, por ejemplo usando post-it en tableros físicos, herramientas Kanban como KanbanFlow o Trello o herramientas más complejas como Jira o Redmine. Cada una de ellas tienen un conjunto de ventajas con respecto a las otras desde el punto de vista de los criterios elegidos.

En este artículo nos enfocaremos en estos tres tipos: Post-it con tableros físicos, herramientas software tipo Kanban y herramientas de gestión de desarrollo de software con soporte para Scrum o Kanban.

Gestionar un backlog con post-it

Gestionar un backlog con post-it es muy fácil, totalmente ágil y versátil, se requiere una inversión muy pequeña y requiere poco mantenimiento.

Gestión de backlog con Post-It

Un tablero físico lleno de post-its aunque es fácil de usar, no permite hacer un seguimiento adecuado del histórico del proyecto y la documentación o conocimiento que se puede extraer es muy poca.

En mi opinión, debería ser usado para proyectos de software pequeños, iniciativas cortas o para coordinar iniciativas a alto nivel.

Gestionar un backlog con herramientas Kanban

Las herramientas tipo Kanban son más potentes y son muy utilizadas para gestionar los backlogs. Existen aplicaciones como Trello o KanbanFlow que ofrecen versiones gratuitas que pueden ser suficientes para gestionar un backlog y además ofrecen versiones de pago con funciones avanzadas.

Tablero Kanban

Estas herramientas son bastante fáciles de utilizar y son una gran alternativa a los post-it en formato digital y desde el punto de vista de documentación permiten añadir muchísima más información como descripciones, comentarios, notas, attachments, etc a los items permitiendo enriquecer la información del proyecto.

Las herramientas de Kanban en mi opinión dificultan

Desde mi punto de vista, estas herramientas son adecuadas para proyectos medianos, con pocas personas y donde no se requiera un seguimiento importante de documentación o conocimiento generado por un proyecto.

Gestionar el backlog con una herramienta de gestión de proyectos

Herramientas como Jira o Redmine dan soporte para trabajar con un framework como Scrum o Kanban y ofrecen mayores posibilidades a la hora de gestionar los items del backlog.

Gestión de backlog con Jira
Backlog Jira

Estas herramientas tienen una curva de aprendizaje mayor, aunque al estar pensadas para gestión de desarrollo de software permiten añadir a los items una gran cantidad de información (estados, prioridades, tags, versiones, componentes, sprint, seguidores, etc), permiten colaborar entre diferentes participantes y gestionar diferentes ciclos de desarrollo aportando de esta forma mayor información del desarrollo del producto.

¿Qué herramienta de backlog escoger?

En la siguiente imagen se resume la posición de cada tipo de herramienta según los criterios de facilidad e información que puede obtenerse del backlog de producto (items nuevos y realizados)

Esta valoración está basada en mi experiencia desarrollando productos de software con equipos de diferentes tamaños y con proyectos de diferente alcance.

El criterio de facilidad uso se basa la observación de que tan fácil se adapta el equipo a la herramienta y que tan fácil es definir una metodología de uso de la misma.

El criterio de información se basa en la cantidad de datos que se puede añadir a un ítem para enriquecer su información, la capacidad de colaboración durante la ejecución y la capacidad de recuperación de información a futuro.

Desde mi punto de vista, en el desarrollo de producto, los ítems de backlog representan la historia del producto y de su información puede extraerse mucho conocimiento y a la vez servir de documentación.

En el gráfico, se puede observar que desde el punto de vista de facilidad de uso, los post-it son los más sencillos de utilizar comparado con herramientas de gestión como Jira o RedMine.

Desde el punto de vista de cantidad y calidad de información que se puede añadir y aportar en un ítem de producto se ve como un post-it por su propia característica ofrece poca capacidad de manipular información y sobre todo persistencia, en cambio, herramientas como Jira o Redmine permiten tener ítems de backlog más enriquecidos.

Las herramientas de Kanban están en un punto medio en ambos criterios.

Mi recomendación:

  • Para gestionar tareas personales: Usar una herramienta software kanban
  • Para gestionar iniciativas a alto nivel: Usar una herramienta software kanban
  • Para gestionar proyectos de desarrollo de software pequeños (un mes o dos): Usar Kanban.
  • Para productos de software de largo recorrido: Usar Jira, Redmine o similares

Como veis, no recomiendo los post-it en general para gestionar proyectos de desarrollo de software y sé que los defensores de Agile no estarán de acuerdo conmigo. O por el contrario, puedo decir, usad post-it, si no os importa que se pierdan y la información que contengan no sea valiosa en el futuro del proyecto o para sacar indicadores.

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